Procès-verbal d’AG de copropriété : mentions, signatures et délais à respecter

1. À quoi sert réellement le procès-verbal d’AG ?

Le PV n’est pas un résumé libre de la réunion. Il sert à établir quelles décisions ont été soumises au vote, quel résultat a été obtenu et quelles personnes doivent être identifiées selon leur vote ou leur situation.

Après l’assemblée, il devient la référence pour les notifications, les éventuelles contestations et l’exécution des décisions : travaux, budget, contrats, mandat du syndic ou toute autre résolution adoptée.

Une rédaction précise évite de devoir reconstruire le sens d’un vote plusieurs semaines plus tard à partir de notes, courriels ou souvenirs contradictoires.

2. Les mentions de vote à relever sous chaque résolution

L’article 17 du décret du 17 mars 1967 prévoit que le procès-verbal comporte, sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, le résultat du vote.

Le texte impose également de préciser les noms et le nombre de voix des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision, qui se sont abstenus, ainsi que les situations assimilées à un copropriétaire défaillant lorsqu’elles sont concernées par les règles applicables.

Le plus sûr est donc de préparer avant la séance une structure de saisie par résolution, puis de la compléter pendant le vote sans modifier après coup le sens de la question soumise à l’assemblée.

• intitulé de la question inscrite à l’ordre du jour ;
• résultat du vote ;
• noms et nombre de voix des opposants ;
• noms et nombre de voix des abstentionnistes ;
• mentions relatives aux copropriétaires assimilés à défaillants lorsque les règles le prévoient ;
• réserves éventuelles formulées par des opposants sur la régularité de la décision.

3. Visioconférence et incidents techniques : ne pas perdre la trace

Lorsque l’assemblée utilise la visioconférence, l’audioconférence ou un autre moyen de communication électronique, le décret prévoit que les incidents techniques ayant empêché un copropriétaire de faire connaître son vote soient mentionnés dans le procès-verbal.

Ne corrigez pas silencieusement un vote impossible à exprimer à distance. Notez l’incident et conservez les éléments techniques utiles afin que le déroulement de la séance reste compréhensible.

• copropriétaire concerné ;
• résolution ou période concernée ;
• nature de l’incident constaté ;
• conséquence sur la possibilité d’exprimer le vote ;
• élément technique ou trace disponible.

4. Signature du PV : qui signe et quand ?

Le décret prévoit que le procès-verbal des décisions est signé à la fin de la séance ou dans les huit jours suivant la tenue de l’assemblée par le président, le secrétaire et le ou les scrutateurs.

Le syndic assure généralement le secrétariat de séance sauf décision contraire de l’assemblée. Les fonctions désignées pendant la réunion et les signatures du PV doivent donc rester cohérentes avec le déroulement réel de l’AG.

Avant archivage, vérifiez que la version signée est bien la version définitive et qu’aucun brouillon contradictoire ne peut être confondu avec elle.

1. identifier président, secrétaire et scrutateur(s) ;
2. finaliser les résultats de chaque résolution ;
3. relire les mentions obligatoires et les réserves éventuelles ;
4. faire signer la version définitive dans le délai prévu ;
5. verrouiller la version archivée comme référence de l’assemblée.

5. Feuille de présence et registre des procès-verbaux

La feuille de présence est annexée au procès-verbal. Elle ne doit donc pas être rangée dans un dossier sans lien avec l’AG concernée.

Les procès-verbaux sont inscrits à la suite les uns des autres sur un registre prévu à cet effet. Le décret permet un registre électronique dans les conditions légales applicables.

Pour une gestion numérique, conservez ensemble la convocation, la feuille de présence, les pouvoirs et votes par correspondance utiles, le PV signé et les preuves de notification.

• convocation et ordre du jour ;
• documents joints utiles aux résolutions ;
• feuille de présence ;
• pouvoirs et éléments de vote à conserver ;
• PV définitif signé ;
• preuves de notification.

6. Notification du PV après l’assemblée

Service-Public indique que le syndic envoie le procès-verbal dans le mois qui suit l’assemblée générale. Cette étape est importante car elle informe formellement les copropriétaires concernés des décisions et déclenche notamment le délai de contestation pour les opposants et défaillants.

Gardez la date et la preuve de chaque notification. Dans un dossier contentieux, savoir que le PV existe ne suffit pas : il faut pouvoir dater la formalité qui a porté les décisions à la connaissance du copropriétaire concerné.

À consulter : Préparer une assemblée générale · Ordre du jour d’AG

7. Contestation : le délai se calcule à partir de la notification

Service-Public rappelle qu’un copropriétaire opposant ou défaillant peut contester une décision dans les deux mois à compter de la notification du procès-verbal. Le recours relève du tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble.

Cette règle rend la traçabilité des notifications essentielle. Évitez d’utiliser uniquement la date de l’AG pour calculer un délai qui dépend de la notification du PV.

La contestation d’une décision et les conséquences d’une irrégularité dépendent du dossier. Pour un cas conflictuel, faites vérifier la situation juridiquement avant d’exécuter une opération difficilement réversible.

À consulter : Majorités des articles 24, 25 et 26

8. Exemple de structure pour une résolution dans le PV

Une résolution porte sur le choix d’une entreprise pour des travaux votés en assemblée. Le PV reprend l’intitulé de la question, le résultat obtenu et les informations de vote exigées. Il ne se contente pas d’écrire « travaux acceptés ».

Après signature, le syndic rattache la décision au dossier travaux avec le devis retenu, le montant autorisé et les prochaines actions. Cette continuité évite de séparer le vote de son exécution réelle.

1. reprendre la question dans l’ordre prévu ;
2. indiquer le résultat du vote ;
3. renseigner les copropriétaires et voix devant être mentionnés ;
4. ajouter les réserves ou incidents lorsque nécessaire ;
5. rattacher ensuite la décision adoptée au dossier opérationnel correspondant.

À consulter : Gestion des travaux en copropriété

9. Les erreurs qui rendent un PV difficile à exploiter

Un PV peut sembler lisible tout en étant inutilisable plusieurs mois plus tard. Les problèmes viennent souvent de résultats trop résumés, de noms ou voix manquants, d’un brouillon conservé comme version définitive ou d’une notification impossible à dater.

Le bon objectif n’est pas de produire un document long : chaque décision doit pouvoir être comprise, vérifiée et reliée à l’action qui suit.

• écrire seulement « adopté » ou « refusé » sans relever les mentions de vote nécessaires ;
• modifier le texte d’une résolution après le vote ;
• oublier les réserves d’un opposant lorsqu’elles doivent être mentionnées ;
• laisser la feuille de présence dans un dossier séparé ;
• mélanger brouillon, version corrigée et PV signé ;
• envoyer le PV sans conserver la preuve et la date de notification ;
• archiver le PV sans créer les tâches correspondant aux décisions adoptées.

10. Transformer le PV en plan d’action dans ISULAB Copropriété

Le logiciel ne doit pas réinterpréter la décision juridique. Son rôle est de conserver le PV au bon endroit et de relier les résolutions adoptées aux actions concrètes : appel de fonds, contrat, travaux, échéance, document ou suivi administratif.

ISULAB Copropriété reste en pré-lancement. La démo permet de vérifier le parcours avec des données fictives ; aucune vente payante n’est ouverte automatiquement.

À consulter : Voir la démo ISULAB Copropriété · Préparer l’AG en 30 jours